Discovery workshop pomůže nastartovat webový projekt, aby přinášel výsledky

Fáze objevování (discovery)

Nessler (2018) definuje fázi objevování jako počáteční fázi designového procesu, jehož části jsou následující:

• Objevování / Výzkum – získání informací od lidí, jichž se problém dotýká
• Definování / Syntéza – transformace zjištění do konkrétních závěrů
• Rozvíjení / Ideace – hledání různých řešení definovaného problému
• Doručení / Implementace – návrh prototypu, jeho testování a úpravy

Fáze objevování začíná pochopením záměru zadavatele, definováním problémů, které mají být vyřešeny, nashromážděním podkladů a vytyčením směru, kterým dále postupovat.

Všechny důležité informace o projektu však jen zřídka zná jediný člověk, nejčastěji bývají rozptýlené mezi několik klíčových osob. Nejrychlejší cesta k získání těchto informací je uspořádání setkání, kterého se všichni tito lidé zúčastní.

Pro sběr informací existuje celá řada metod. Vhodnou metodu lze určit dle typu informací, které je potřeba zjistit a také dle časové náročnosti. Mezi metody objevování patří například:

• Úvodní dotazník – Představuje strukturovanou sadu otázek o projektu, které je možné sdílet se zadavatelem online a jeho tým doplní jednotlivé odpovědi. Tato metoda se však ve většině případů neobejde bez předchozího představení dotazníku a vysvětlení, jakým způsobem jej vyplňovat. Současně klade vyšší nároky na zadavatele, proto není vhodná pro složitější projekty.
• Discovery workshop – Jde o společné setkání (osobně či online) designérského týmu a klíčových osob na straně zadavatele. Během workshopu vede tým designérů interaktivní formou tým zadavatele, pomáhá mu ujasnit si různá hlediska a roviny problému, zaznamenat všechny podstatné informace o projektu a sjednotit se nad realistickými očekáváními a budoucími výstupy.

Získané informace od zadavatele slouží pro přehled o současném stavu projektu, porozumění budoucím požadavkům a společné shody nad tím, jaké další akční kroky budou provedeny (Kaplan, 2020). Současně pomáhají odhadnout rozsah projektu, jeho cíle a cílovou skupinu uživatelů, kterých se definovaný problém týká (Řezáč, 2014, s. 58).

Discovery workshop

Nejdříve je potřeba odlišit běžný meeting od workshopu. Kaplan (2020) uvádí, že cílem meetingu je prostá výměna informací. Narozdíl od workshopu, který je ideální na hlubokou a soustředěnou spolupráci týmu vedoucí k vyřešení předem definovaného problému a dosažení akčního cíle. Oba formáty se tedy významně liší především svým cílem, rozsahem, délkou, strukturou a potřebnou přípravou.

Cíle workshopu

Discovery workshop pomáhá designérům:

• Včas odhalit znalostní mezery a problematická místa projektu, která by mohla ohrozit očekávaný úspěch řešení.
• Prioritizovat potřeby a cíle (především z byznysového pohledu).
• Řídit potenciální rizika a nastavit správná očekávání.
• Správně odhadnout rozsah a časovou náročnost projektu.

Společnými cíli celého týmu jsou dle Kaplana (2020) a Farda (neuvedeno):

• Vzájemně sdílet týmové vědomosti.
• Porozumět současnému stavu projektu a jeho cílům.
• Správně pojmenovat problém, který má být vyřešen.
• Generovat kreativní nápady potenciálních řešení.
• Společně naplánovat další akční kroky.
• Dojít ke kolektivní shodě (konsensu) nad budoucími výstupy.
• Budovat týmové vztahy a podporovat spoluautorství.

Příprava workshopu

Příprava spočívá v identifikaci cíle workshopu a tzv. znalostní mezery, tedy informací, které je potřeba získat pro úspěšné vyřešení problému.

Nejčastěji se jedná o odpovědi na následující otázky:

• Kdo přesně je váš cílový zákazník a jaké situace mu pomáháte řešit?
• Co chcete, aby se změnilo v současném chování uživatelů, abyste dosáhli vyššího byznysového profitu?
• Co podle vás stojí uživatelům dnes v cestě?
• Co konkrétně by měla tato změna přinést vašemu byznysu?
• Co by změna měla naopak přinést vašim uživatelům?
• Jaká potenciální řešení problému vás napadají?
• S jakými projektovovými omezeními (časová, personální, finanční) bychom se měli vypořádat?

Ať už jste se nad těmito otázkami zamýšleli či nikoli, discovery workshop vám pomůže si vše ujasnit a srozumitelně předat kompletní informace týmu designérů. Často se k tomuto účelu používají kreativní techniky, které pomáhají informace vizualizovat a umožňují tak všem členům týmu rovnocenně se zapojit, bez ohledu na jejich průbojnost ve skupině.

Příkladem těchto aktivit může být:

• brainstorming, brainwriting
• skicování, storyboarding
• affinity diagramming
• dot voting
• a mnohé další

Smyslem kreativních technik designového myšlení je odpoutat se od rutinního způsobu přemýšlení, podpořit angažovanost všech členů týmu, dát prostor inovativním nápadům, dokumentovat a organizovat týmový pohled na problém a společně dojít ke kolektivní shodě.

Účastníci workshopu

Knapp (2017, s. 39) přirovnává složení účastníků workshopu k dokonale sestavenému týmu Dannyho parťáků, kteří se snaží maximálně využít svá nadání, čas a energii, aby se s trochou důvtipu (a lstivosti) popasovali s výzvou, která je před nimi. Takový tým se nezalekne žádné nástrahy, která jim zkříží cestu.

Nejde však o počet lidí, kteří se zúčastní, ale spíše o to, aby byly zastoupeny všechny klíčové role. Jednou tým tvoří 4-6 lidí, jindy může jít o jediného člověka.

Na straně zadavatele by se měli workshopu zúčastnit:

1. Rozhodovač – ten, kdo má poslední slovo (o financích či výběru řešení)
2. Koordinátor – člověk zodpovědný za koordinaci projektu ve firmě, komunikaci s designerem a dodání podkladů
3. Byznysový expert – často v jedné osobě s rozhodovačem, rozumí odvětví trhu, generování zisku a zná dlouhodobou vizi firmy
4. Marketingový expert – ten, kdo má přehled o marketingové a komunikační strategii vaší značky i cílových skupinách
5. Expert na styk se zákazníky – je v pravidelném, přímém kontaktu se zákazníky (obchodník, zástupce zákaznické linky apod.)

Role facilitátora workshopu

Facilitátor je dle Knappa (2017, s. 46) klíčová role celého workshopu. Nejen že má na svých bedrech kompletně jeho plánování, ale i v jeho průběhu zodpovídá za sledování stráveného času u jednotlivých aktivit, jejich střídání, množství energie účastníků, vedení diskuse, zkrátka celý proces. Facilitátor tedy musí disponovat skvělými organizačními a komunikačními schopnostmi a současně dostatkem sebejistoty, aby dokázal vstoupit do diskuse a včas ji ukončit, když je třeba posunout se dál.

Velmi důležité je, aby facilitátor zůstal nezaujatý. Proto není dobré roli facilitátora spojovat s rolí rozhodovače v jedné osobě. To často bývá důvodem, proč je vhodné přizvat někoho zvenčí, kdo v týmu běžně nepracuje (Knapp, tamtéž). Facilitátor nepotřebuje hluboké znalosti z odvětví zadavatele, v tuto chvíli je totiž jeho hlavním úkolem informace pouze získat a rozšířit obzory týmu. Nejde o odbornou konzultaci.

Struktura discovery workshopu

Základem je střídání divergentního a konvergentního způsobu myšlení, tedy nejdříve vygenerovat co největší množství nápadů, které se následně zužují a prioritizují dle stanovených kritérií, například důležitost (přínos), náročnost (časová a finanční) či potenciál na úspěch.

Courtney (2020) dělí strukturu workshopu do čtyř fází (4C’s Framework):

1. Collect – Získání informací od členů týmu a jejich vizualizace, která umožní ostatním členům týmu jim porozumět.
2. Choose – Prioritizace a výběr výzvy, které je potřeba se věnovat.
3. Create – Vygenerování co nejvíce nápadů na řešení definované výzvy.
4. Commit – Transformace nejslibnějších řešení v akční plán k realizaci.

Tyto aktivity pomáhají uvědomit si různá hlediska a roviny problému, které vidí ostatní členové týmu, ale jednotlivcům by jinak mohla zůstat neznámá. Právě na začátku nového projektu je klíčové dosáhnout kolektivní shody. To je často jeden z nejzáludnějších úkolů.

Discovery workshopy trvají obvykle 1,5 až 5 hodin, délka se odvíjí od složitosti řešeného problému a zvolené formy workshopu (osobně či online).

Projektový brief vs poptávka

Vždy by měl existovat fyzický či digitální výstup, kde budou zaznamenány počáteční předpoklady, fakta, cíle a důležitá rozhodnutí z fáze objevování. Tento dokument se nazývá „projektový brief“ poslouží jako podkladový materiál pro designový tým i zadavatele webu, ke kterému se bude možné průběžně vracet v dalších fázích designového procesu (Káninský, 2020).

Projektový brief je klíčovým výstupem z fáze objevování a vypracovává ho zpravidla tým designérů ve spolupráci se zadavatelem. Slouží k přesnějšímu nacenění navazujících činností. Jsou zde totiž zaznamenány důležité informace a kontext, který v běžné poptávce zpravidla chybí.

Zadavatelé se pochopitelně velmi často snaží v poptávce předat svoji kompletní představu o finálním řešení, která často zahrnuje i velmi vyčerpávající výčet technických a vizuálních požadavků.

Technické a vizuální požadavky v poptávce na návrh či redesign webu obvykle jen odvádí pozornost od skutečného cíle projektu, kterým je v první řadě vyřešení byznysových a uživatelských problémů. Primárně to povede ke generování požadovaného zisku.

Technickým požadavkům bude věnována maximální pozornost ve fázi implementace, kdy se bude připravovat tzv. „technická specifikace“, kam budou tyto požadavky zahrnuty. Zpravidla se na jejím vypracování podílí zadavatel, designér, ale především dodavatel technického řešení (programátor).

Cenová nabídka

Přístup designu zaměřeného na člověka staví každou část řešení na důležitých zjištěních přímo od koncových uživatelů, reflektuje jejich uživatelské úkoly, potřeby a přání, reaguje na jejich očekávání, motivace a obavy. Zjištění od uživatelů jsou však, stejně jako jejich mysl, nepředvídatelná.

Proces návrhu, redesignu či vylepšování webu a e-shopu je z výše uvedeného důvodu velmi komplexní záležitost. Rozsah realizovaných prací velmi závisí na konkrétních zjištěních v průběhu jednotlivých fází designového procesu. Relevantní cenová nabídka tyto fáze reflektuje a je z ní zřejmé, že přesnou nabídku na každou fázi je možné vypracovat až po dokončení fáze předchozí.

Cenová nabídka bývá nejčastěji rozdělena do tří částí:

1. První část je cena za výzkum a analýzu zjištění, díky kterému se minimalizuje riziko neúspěchu. Cílem této fáze je ověřit počáteční předpoklady s realitou u koncových uživatelů, získat tím hlubší kontext a další rozhodnutí stavět na faktech, nikoli domněnkách.
2. Druhá část je cena za návrh řešení a jeho testování. Cílem této fáze je navrhnout řešení a ověřit, zda skutečně přináší požadované výsledky. Hlavním výstupem je otestovaný prototyp, který je nedílnou součástí tzv. „projektové dokumentace“ – ta slouží jako kompletní zadání pro technickou specifikaci a ta následně k realizaci (programování).
3. Třetí část je cena za technickou specifikaci a realizaci na základě projektové dokumentace. Cílem této fáze je důkladně specifikovat všechny technické aspekty řešení a potřebná napojení na externí služby. I v této fázi je velmi přínosná spolupráce s UX designerem ať už pro průběžné konzultace s realizačním týmem nebo pro finální kontrolu kvality provedení. Výsledkem je naprogramované funkční řešení, které je možné spustit v ostrém provozu.

Závěr

Na začátku nového projektu či spolupráce je obzvláště důležité vzájemné porozumění a zkratkovitá řešení se v dlouhodobém horizontu nevyplácejí.

Discovery workshop se výrazně liší od běžného meetingu, stejně jako poptávka od zadavatele není totéž, co projektový brief. Brief je společným dílem týmu zadavatele a designerů, kdy obě strany nesou část zodpovědnosti.